Utiliser Google Apps pour gérer ses mails personnalisés

Par Olivier Fontenelle - Catégories: E-mail, Famille, Internet, Nom de domaine, Utilisateur averti
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Logo Google AppsNous avons précédemment discuté de l’utilité et la manière de disposer d’adresses mails personnalisées en déposant votre propre nom de domaine, comme par exemple olivier@technomestique.com , je vous propose dans cet article de vous expliquer comment vous pouvez gérer ces adresses mail avec un niveau de service professionnel, grâce à Google Apps, un service que propose Google.

Qu’est-ce que Google Apps ?

Google Apps, c’est une offre de Google qui permet de fournir des services Internet « classiques » hébergés et gérés par Googleet personnalisésavec votre propre nom de domaine : comptes de messagerie, agenda, messagerie instantanée, documents partagés (traitement de texte, tableur, présentations), ainsi que des pages de contenu pour un site web par exemple.

Google Apps s’appuie en fait sur l’offre classique grand public de Google et ses différents produits tels que Gmail, Google Agenda, Google Documents, etc. A chacun de ces produits correspond donc une fonctionnalité fournie par Google Apps : Gmail pour le mail, Google Talk pour la messagerie instantanée, etc.

Google Apps a donc un double intérêt : d’une part, il vous permet de personnaliser les différents services proposés en fonction de votre nom de domaine, et d’autre part, ces services sont intégralement gérés et hébergés par Google, avec donc une qualité de service de niveau professionnel.

A noter qu’il existe plusieurs versions de Google Apps (cf. la page de comparaison des versions) :

  • une version gratuite pour les familles / groupes / organisations qui s’appelle l’Edition Standard
  • l’Edition Premier pour les entreprises, facturée 40 € par utilisateur et par an et un peu plus riche fonctionnellement : API d’accès, 10 Go pour les comptes de messagerie, etc.
  • Enfin, l’Edition Education également gratuite destinée aux établissements d’enseignement.

Dans la suite, nous nous basons sur l’Edition Standard qui est accessible gratuitement à tout un chacun, et nous allons effectuer les étapes de création du compte Google Apps et du paramétrage de la messagerie ; nous pourrons éventuellement traiter les autres fonctionnalités dans de futurs articles.

A noter enfin avant de démarrer : les captures d’écran ci-dessous sont en anglais (car cela permet d’avoir les nouvelles versions de Google Apps un tout petit peu plus rapidement) mais l’interface de Google Apps est disponible intégralement en français, ou d’ailleurs allemand, japonais, bref, une petite vingtaine de langues différentes à l’heure de rédaction de cet article.

Lancer la création du nom de domaine

Donc, allez sur la page de comparaison indiquée ci-dessus, et cliquez sur le gros bouton bleu Inscription sous Edition Standard pour démarrer. Ceci vous amène sur la page de sélection du nom de domaine, que vous pouvez si vous le souhaitez acquérir directement via Google.

Pour notre exemple, nous allons considérer que nous avons déjà un domaine — au hasard, technomestique.com — et nous allons donc l’utiliser pour passer la première étape :

L’étape suivante consiste à entrer des données « administratives » comme les informations pour entrer en contact avec un représentant de l’organisation qui crée cette instannce de Google Apps pour ce domaine (votre serviteur dans le cas présent), ou encore le nombre d’utilisateurs potentiel (ici, 50 par exemple) :

Enfin, la dernière étape nécessaire avant d’accéder à l’interface d’administration de Google Apps, c’est de créer le compte de l’utilisateur qui sera administrateur de l’instance Google Apps, i.e. qui effectuera les manipulations telles que paramétrage des services, gestion des utilisateurs, etc.

 


Avec un peu de recul, je vous recommande d’ailleurs d’utiliser un compte générique comme « admin » plutôt qu’un utilisateur réel, car Google Apps crée par défaut un compte e-mail associé à cet utilisateur, il est donc plus compliqué de transférer les mails sur un autre compte existant, par exemple. Bien sûr, il sera ensuite possible d’ajouter d’autres administrateurs si besoin.

Activer son nom de domaine pour Google Apps

La finalisation de cette dernière étape vous amène ensuite sur le Dashboard (Panneau de contrôle en bon français) de votre domaine, qui se présente sous la forme suivante :

Cette page est l’accueil de l’interface de gestion de votre nom de domaine sur Google Apps et vous donne accès aux différents outils (gestion des utilisateurs, etc.) plus une vue synthétique du paramétrage en place :

  • Nombre d’utilisateurs et vue rapide de leur activité récente
  • Services activés et état
  • Eventuels messages de services de Google

Vous constatez sur cette capture (avec le petit point d’exclamation en haut) que pour activer l’utilisation de Google Apps sur un nom de domaine, il faut démontrer à Google qu’il vous appartient — ce qui paraît bien normal ! Une des méthodes les plus simples proposées par Google, c’est d’uploader sur votre serveur web un fichier spécial avec un contenu particulier que vous fournit Google Apps :

Une fois cette étape passé, Google Apps valide l’utilisation et vous pouvez vous lancer dans le paramétrage des services du domaine : nous allons voir pour mettre en place le mail, les autres services obéissent peu ou prou aux mêmes principes.

Configurer le service de mail sur son nom de domaine

La configuration du service se fait en deux étapes indépendantes : la configuration des DNS et la création des comptes ou alias pour les utilisateurs.

A partir du Dashboard, cliquez sur le lien « Activate email » pour lancer la configuration du service :

Ceci vous amène vers une page détaillant les manipulations à effectuer sur le DNS de votre nom de domaine, et en particulier sur les enregistrements MX utilisés pour les flux de mails. Sauf si vous avez créé votre domaine via Google, celles-ci se font donc sur la console d’administration de votre registrar (cf. notre précédent article sur les noms de domaines) ; Google a bien détaillé les modifications à mettre en oeuvre pour différents registrars.

Lorsque vous avez terminé la configuration DNS, vous devez le « signale » à Google via le bouton présent sur la page d’explication, afin qu’il « prenne la main » sur vos mails.

Attention, une fois cette manipulation faite, tous les mails entrants sur votre nom de domaine seront routés vers Google pour être pris en charge par l’instance Google Apps que vous venez de mettre en place sur votre domaine : il est donc nécessaire d’aller créer les comptes des utilisateurs ou les alias.

Créer des utilisateurs ou des transferts de mails

Ces manipulations se font via l’onglet User accounts en haut de page : cliquer sur celui-ci vous amène à la page de gestion des comptes utilisateurs (étonnant non ?)

Là encore, les choix sont simples :

  • pour créer un nouvel utilisateur Google Apps pour ce domaine : c’est le lien Create a new user
  • pour simplement transférer les mails arrivant à une adresse donnée vers une autre boîte mail, potentiellement non gérée par Google Apps (par exemple chezmoi@mon-fournisseur.fr), c’est le lien Create email list — en réalité, on détourne ici un peu la fonctionnalité, qui sert à la base à faire une liste de diffusion (mailing-list)… mais cela fonctionne !

Il est important de comprendre qu’un « vrai » utilisateur Google Apps bénéficiera de toute la panoplie des services que vous aurez activés sur votre domaine : mail, mais aussi messagerie instantanée avec son adresse, documents Google, etc. Je pense qu’il est donc important de réfléchir à l’avance à votre stratégie de déploiement du domaine, surtout s’il s’agit d’une association ou d’une famille : les personnes à qui vous donnerez accès au domaine auront souvent déjà une adresse mail et pas forcément envie d’en gérer une de plus…

Enfin, pour faciliter la vie de vos utilisateurs et pré-remplir leurs carnets d’adresse avec les adresses mail des autres personnes, vous pouvez activer le partage de carnet d’adresse via l’onglet User accounts puis Settings :

La cerise sur le gâteau : l’URL simplifiée d’accès au webmail

Pour finaliser proprement cette configuration, un petit élément sympathique en termes d’utilisation : pourquoi ne pas offrir à vos utilisateurs d’accéder à leur webmail Google Apps par une adresse très simple à retenir comme http://mail.technomestique.com ?

Pour ce faire, deux types de configuration sont à faire : l’un dans Google Apps, l’autre dans votre console d’administration du DNS de votre nom de domaine, comme précédemment pour les enregistrements MX.

Allez donc dans l’onglet Services Settings et sélectionnez l’option E-mail, puis cliquez sur le lien Change URL sur la page affichée :

Ceci vous amène sur la page de configuration, où vous allez donc indiquer que vous souhaitez en effet accéder au webmail via cette belle URL mail.technomestique.com :

Enfin, une fois la modification apportée à Google Apps, il ne vous reste plus qu’à configurer votre DNS en suivant les explications fournies — là encore, c’est assez simple pour peu que l’on connaisse un tout petit peu les principes de fonctionnement du DNS.

A noter : cette configuration peut d’ailleurs être faite pour tous les services (calendrier, documents…) ainsi que pour la page de démarrage qui donne accès aux différentes informations de Google Apps.

Conclusion & prochaines étapes

Google Apps vous permet donc moyennant un effort assez réduit, d’être en mesure d’offrir la qualité de service et des applications Google aux utilisateurs de votre organisation (famille, association, etc.) — et ce gratuitement dans un nombre de cas assez important !

Grâce à la configuration détaillée ci-dessus, ces personnes bénéficient en effet d’un webmail basé sur Gmail, accessible via une adresse simple à mémoriser, et qui sont automatiquement inscrits dans le carnet d’adresse partagé. Il est bien évidemment possible d’y accéder via n’importe quel client mail acceptant la norme POP ou IMAP — le support de ce dernier protocole étant la grande nouveauté de Google de ce début novembre 2007 !

Les prochaines étapes, pour vous administrateur, sont d’explorer la richesse fonctionnelle proposée par Google Apps :

  • activer et tester les autres services tels que l’agenda, les documents ou la messagerie instantanée ;
  • adapter le look et les couleurs à ceux de votre organisation ;
  • créer une Start Page pour vos utilisateurs

Bonne exploration de Google Apps !

3 commentaires to “Utiliser Google Apps pour gérer ses mails personnalisés”

  1. Le blog d’Olivier » Récemment sur Technomestique… a écrit:

    […] Utiliser Google Apps pour gérer ses mails personnalisés, comme son nom l’indique, décrit comment utiliser les outils fournis par Google pour héberger ses mails […]

  2. Alex a écrit:

    bonjour
    l’article est intéresant.Je l’ai mis sur notre digg-like http://www.diggfr.com
    N’hésitez pas à soumettre vos articles sur notre site.

  3. AKA a écrit:

    Vous pourriez mettre à jour votre article.
    La version « Edition Standard » de Google Appps version gratuite… ça n’existe plus depuis belle lurette…!!!!

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